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Secrétaire

Sous-Famille

 

Code Métier

45S30

 
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Information générale

DÉFINITION

Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.).

 

AUTRES APPELLATIONS

Assistant(e) de direction

 

SPÉCIFICITÉ

Coordination secrétariats

 

PRÉREQUIS REGLEMENTAIRES POUR EXERCER LE METIER

Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique

 

Activités

  • Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
  • Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
  • Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Savoir-Faire

  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Connaissances requises

Description Niveau de connaissance
Accueil téléphonique Connaissances générales
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Droit hospitalier Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles
Secrétariat Connaissances opérationnelles
  • Connaissances générales :
    Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum.
  • Connaissances opérationnelles :
    Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans.

Informations complémentaires

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES

Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
Usagers et fournisseurs pour transmission d'information

 

NATURE ET NIVEAU DE FORMATION POUR EXERCER LE MÉTIER

Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

 

CORRESPONDANCES STATUTAIRES ÉVENTUELLES

Adjoint administratif hospitalier
Assistant médico-administratif

 

PASSERELLES

Secrétaire médicale
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Documents

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